バブルサッカーで学んだイベント企画と集客の大切さ
突然ですがイベント企画って大変ですよね？（しみじみ…）
バブルサッカーはマイナースポーツですが幸いテレビを中心に多くのマスメディアで取り上げていただいたので、テレビやTwitterで動画見た！などメディア露出と様々なＷＥＢ広報で大会も大きく盛り上がるくらい参加者が集まるようになりました。
今日はそんなバブルサッカーのイベント集客の経験から幹事さんの役に立つ記事を書いていきたい思います。
【メディア×リアル×ウェブ】をフル活用しよう！
イベントの集客を考えたときにさまざまな方法をとるかと思います。小規模であればチラシやフライヤーを作って知り合いを誘って友達も連れてきてもらう。というのが一般的でしょうか。
しかし、無理やり誘ってしまって評判を落とすなどよくない一面も出てきます。最近は無料で利用できるツールがたくさんありますので最大限活用することで本当に参加したい方を効率よく集めることができます。
それぞれの集客窓口にはそれぞれの潜在顧客がいる！
みなさんは、よく見ているテレビのチャンネルは何でしょうか？見ているニュースサイトは？利用しているＳＮＳは何でしょうか？ブログはどこのサービスを利用していますか？自分がイベントに参加するときは何を見ていますか？
集客を考えた場合についつい自分の思いつくものや利用しているサービスだけで頑張りがちですが、それぞれの場所にはそれぞれの見込み客がいることを忘れてはいけません。
自分のイベントはメディアに関係ないは思い込み！？記者は常にネタを探している！
あなたが開こうとしているイベントは何か珍しい要素が含まれていないですか？または社会的に役に立つ、あるいは面白い要素は含まれていないですか？
さまざまな番組を持つ放送局、新聞や雑誌を分けて考える。さらにその媒体にもさまざまな分野に分けて考える。
いろいろ考えてみたときにあなたのやろうとしているイベントはどこかに関係あるんじゃないでしょうか？
すると少しも関わらないイベントってないんじゃないかと思います。なければ無理矢理作ってしｍ・・・（略）
というのも、記者は常にネタ探しに奔走しています。毎日紙面を埋めないといけない記者は本当に何もないときに困ってしまうのでできるだけストックを持っておきたいものです。
たとえば青年会議所が行うイベントは地域貢献としておこなっているでしょう。
大手新聞の地方欄、地方紙、地域雑誌やフリーペーパー、ケーブルテレビなど考えればたくさん該当します。
国際交流としてイベントを開く学生団体も同じように考えることができるし、ノリで考えたバカ企画も新規性から注目するメディアもあります。
企画したイベントに合いそうなメディアがあればプレスリリースを送ってみよう！
各メディアにはいろんなところからネタを送ってもらえる連絡先を用意しているところが多いです。思いつくところにはどんどんアピールしてみましょう。
プレスリリースで用意するもの
- ＦＡＸで送れる一枚企画書
- 集客用のチラシ
- 団体のウェブサイト、イベント企画の紹介ページ
- 何を聞かれてもある程度応えられる心の準備・・・
まずは相手にどんなイベントかわかる企画書を用意しましょう。鼻息を荒くして作ろうとしなくてもWordの箇条書きでも大丈夫です。
①キャッチコピー②イベント概要③運営者④連絡先などを簡単にまとめるとよいです。「プレスリリース ひな形」などで検索するとたくさん出てきますので参考にするとよいでしょう。
用意ができるのであれば頑張って作ってみましょう。Illustratorのようなソフトがなくてもパワーポイントやワードで作ってPDFファイルにしておけばよいです。
これもできればで構いません。今では無料もしくは低価格で作成できるウェブ制作サービスもたくさんあります。「Wix」「Jindo」「stritingly」などをはじめ、レンタルサーバーとドメインを用意して「WordPress」を利用してもよいでしょう。
なんでこの企画をしようとしたのか？いつからやってますか？他にこんなイベントをやってるところありますか？あればどこが発祥でしょうか？このイベントでどんなことを広めたいですか？などなど基本的なこととイベントへの想いをまとめておけばよいでしょう。
プレスリリースを送って反応を待ってるだけじゃダメ、電話もしてみよう！
前提として各メディアは膨大な量のプレスリリースを見ています。「本当に担当者に届いてるかわからない。」「自分の意図が伝わってるかわからない。」「あれ・・・忘れられてる？」そんな不安を感じるくらいならファックスを送った後に電話してみましょう。
各メディアの窓口に電話をかけると意外と（？）丁寧に対応してくれます笑
面白いネタであればお客様を逃すようなもので、自信を持って電話してみましょう。
ちなみに窓口の方に熱心に長電話しても仕方ありませんので注意してくださいね！簡単に概要を伝えて担当窓口を聞いてください。ファックスの送り先が違っていたら連絡先を聞いておきましょう。
プレスリリースを採用してもらうとどんな取材や取り扱いをしてもらえる？
- 事前取材をしてもらってイベント告知をしてくれる。
- イベント当日に取材に来てくれて後日記事にしてくれる。
- 生放送として取り扱ってもらえる。
事前に告知してもらえるとそれをSNSやブログなどに記載することもできるので、リアルの誘いもしやすくなるでしょうし、サイトのアクセスも集まりやすくなります。もしかすると企業スポンサーもとれるかもしれません。記者の方と名刺交換をしておくと次回のイベントやネタも直接案内できるようになることもメリットの一つでしょう。
リアルのイベント集客も戦略的におこなって効率よくおこないましょう！
一番うまく紹介してくれる人は誰か？を考えよう
リアルの集客も手当たり次第に行っていてはいけません。まずは、企画者みんなで周りで同じ苦労をわかってくれるイベンターさんや読者数やフォロワーの多い方などを探して声をかけてみよう。直接出なくても紹介してもらうと意外と見つかるものです。
そして、本来幹事はイベントの中身に注力すべきです。できるだけ自分以外の方に集めてもらいましょう。快く紹介してもらえるようにお返しとして記事を書いてあげたり、協力団体などとしてチラシやサイトに名前などを掲載してあげるとよいでしょう。
参加してもらえないとしても知り合いのSNSやブログで紹介してもらうなどもよい手段です。より負担の少なくて済むようにサンプル記事やイベントの概要をまとめて「これを参考に紹介してください。」と渡してあげると親切です。
コミュニティ形成で支援者を増やそう！
これは時間のかかることですが、仲間を増やすことでイベントの集客を楽にする方法があります。コミュニティ形成には基本的には交流会やセミナーなどで人と人をつなげたり、有益な情報を提供し続けるような努力が必要になります。コミュニティ参加者が喜ぶ結果を応援するように、何を求めていて、何ができるのかなどしっかり聞いてあげて役に立ってあげるようなスタンスがよい場を構築します。参加者が参加者を呼んでくるような良い連鎖が生まれることが理想ですね。
イベントもしくは団体のSNSアカウントを作る
まずは最低限の準備です。団体やイベントのSNSアカウントを開設しましょう！
Facebookページ、Twitter、Google＋、LINE、イベントや対象によってはinstagramやDecolog、pintarestなどもあるとよいでしょう。
次にブログも立ち上げです。無料のものでかまいません。こだわりがなければコミュニティとして最も大きなアメブロでよいでしょう。あとは、余力に応じてFC2やライブドア、goo、blogger、なてな、seesaaなど書きやすいものからやっていきましょう。更新ができそうになければ意味がないので担当者などを決めておくとよいです。
ウェブの細かい知識は別記事にまとめますが、検索に引っかかりやすいよう、タイトルや紹介文にイベント名や団体名、特徴などを簡潔に盛り込んでおいて下さい。
ホームページやイベントページを用意する
予算が許せばプロに製作してもらうのがベストです。しかし、なかなかそうもいかないというところも多いのが実情です。
「WIX」「Jimdo」など無料でウェブサイトをパワーポイント感覚で作成できるサービスがあるので作ってみましょう。
中長期的な運用で、月に1,000円程度でも予算があるのであれば独自ドメインを取得するプランを選んでおくとあとあと役に立ちます。
サイトの制作はきれいなデザインよりも充実したコンテンツです。文章や写真を使ってわかりやすい情報を提供する意識をもって作ることが重要です。企画屋さんやデザインやさん、イベント屋さんにありがちですが、スマートに写真だけというサイトは基本的にアクセスを集めることができないので要注意です。
イベントサイトやチケットサイトに情報を掲載する
ウェブの世界はサービスごとに棲み分けされている？
イベントを探すときの方法としてイベントサイトやチケットサイトを利用される方もたくさんいます。
FacebookやTwitterによるイベント告知が全く届かない方もたくさんいることを忘れてはいけません。会社員の方を中心にSNSに消極的な傾向があります。私も経験がありますが、上司や人事の人に絶対見られたくないですからね笑 もちろんこのような方たちも仕事終わりや休みの日に楽しめるイベントを探しています。
ウェブの世界では特に各サービスへの棲み分けができています。いろんなところに集客窓口を作っておくことが大切です。
できる限り参加費の事前決済をすることもとても大切な要素です
イベントの参加費はどのようにされますか？知り合いで絶対に来てくれるから！と自信のある場合は当日回収でもよいかと思います。
しかし、一般の方も参加してもらう場合はできるだけ事前決済してもらうほうが良いです。決済金額の数％が手数料として取られますが、イベントまでに少しでも売り上げが確定しているのは主催者として安心材料になります。また、振込対応などをしようとすると管理が大変でミスも多くなるので、このようなチケットサイトで楽に管理しましょう。
最近一般のイベントでも広がってきているサービスでは「Peatix」「Trip」「trippiece」などが掲載イベントも多く集客につながりやすいサービスです。窓口として登録しておくことをお勧めします。
さいごに
今回も長文になってしまいました。。。ここまで読んでいただいてありがとうございます。イベントの企画はとても大変で、集客はもっと大変です。この記事を参考に新規の参加者を集めた後はしっかり楽しんでもらってリピーターを増やしてください。だんだん負担も少なくなってくるかと思います。
メディアとリアルとウェブを組み合わせた集客方法は実際にはネットショップや企業サービス、飲食店や美容室、病院、クリニックなどにも当然役に立つものです。
なかなか一つの記事ですべてをお伝えすることが難しいですが、個別にお手伝いできることはたくさんあるかと思います。
なにかご質問等あればお気軽にお問い合わせください。
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